Роскомнадзор считает, что работодатель не вправе хранить копии лишних документов, содержащие персональные данные работников. Об этом сообщает БИЗНЕС.
Проверьте и уберите из личных дел сотрудников копии документов, содержащих персональные данные:
- - паспорта;
- - военного билета;
- - документов об образовании;
- - карточки СНИЛС или свидетельства АДИ-РЕГ;
- - свидетельств о заключении и расторжении брака, о рождении ребенка, о перемене имени.
Если они обнаружатся в личных делах, компанию оштрафуют на 50 000 рублей. Но как быть, если такие копии часто запрашивают при проверках ФСС или ГИТ?
Соцстрах может затребовать копии трудовых книжек и паспортов уволенных сотрудников. В ФСС составьте в произвольной форме ответ на запрос, в котором сообщите об увольнении работников и перечислите реквизиты приказов об увольнении.
Также можно указать, что законом не установлена обязанность работодателя по подготовке и выдаче копий, сообщите о невозможности их представления.
Приложите к письму выдержку из книги учета движения трудовых книжек, где стоят подписи работников, подтверждающие получение документов при увольнении. Эта запись подтвердит, что у предприятия нет запрошенных книжек.
ГИТ также может запросить при проверке копии необходимых документов, содержащие персональные данные. В ответе на запрос объясните, почему не можете их предоставить – работодатели делать это не обязаны.